Kit pour dépouilleurs
Consignes pour une normalisation des relevés.
Avant de démarrer, se munir des outils nécessaires, à savoir :
– un lexique latin pour les BMS, avec les formules types
– un petit dictionnaire latin-français style « Gaffiot »,
– un listing des paroisses de Maurienne en latin, et bien sûr :
– une connexion sur Sabaudia
– le masque de saisie sous Excel (version 97 ou supérieure) téléchargeable sur le site de MG.
Généralités :
Suite à une constatation lors de l’insertion des actes de mariage dans ExpoActes, nous avons été confrontés à plusieurs problèmes qui imposent au final de normaliser impérativement les relevés.
Le principal impératif est qu’il ne doit pas y avoir de caractères accentués ni de ç. En revanche, les apostrophes sont valides.
Les patronymes sont à mettre en majuscules, sauf sur les colonnes où se retrouvent les nom et prénoms (ex mère époux / mère épouse / nom prénom mère / conjoint, …)
Les prénoms et noms composés s’écrivent de façon séparée (ex : Jean Baptiste), même si l’on sait qu’aujourd’hui, beaucoup de prénoms sont effectivement composés (petite pensée pour notre président Jean-Marc)
Laisser vides les champs non renseignés.
Toute incertitude, ambiguïté, illisibilité est à noter q. (q point) ainsi que la page où elle se trouve dans les archives (en observations), de manière à pouvoir éventuellement la traiter dans nos séances de travail au local.
Mettre une astérisque * immédiatement après la personne (après le prénom sans espace, pas après le nom de famille), sur qui des infos se trouvent en observations. Si dans la même ligne une personne fait déjà l’objet d’observations, et que des infos se présentent pour une deuxième, mettre ** à la seconde personne, éventuellement *** à la troisième.
Contenu des colonnes pour les matrices :
Date : Transformer les dates républicaines selon le calendrier actuel. (Attention aux abréviations, 7bris, 8bris, 9bris, Xbris, et à leur signification.)
Prénom(s) de l’époux(se) suivi éventuellement d’un astérisque* s’il y a des infos sur la personne en observations. Les prénoms en latin doivent être systématiquement francisés. (Se procurer une liste d’équivalence).
Nom de famille de l’époux(se). Harmoniser les écritures selon l’orthographe actuelle. Si le nom a disparu, choisir une écriture et s’y tenir tout au long du document.
Observations avec abréviations suivantes : pour les naissances : edm (en danger de mort = baptême à la maison), dcd (père mort avant la naissance), profession du père, paroisse d’origine si différente de la commune dépouillée, …
Codage des abréviations en observations :
Veuf = v., Veuve = vve , paroisse d’origine = écrire le nom du village d’origine sans espace, ni « de » auparavant. Si extra-mauriennais préciser « dioc. » suivi du nom français du diocèse de naissance. Pour un surnom mettre « dit … » suivi du surnom.
Pour votre confort visuel, faire varier en haut à droite le pourcentage ou zoom de votre écran. – Si un champ n’est pas renseigné, laisser la case vide.
- Si vous n’arrivez pas à lire, partiellement ou totalement, marquer à la place q. et non pas ? car le point d’interrogation n’est pas triable par Excel.
- N’effacez pas les exemples de la matrice originale, vous pourrez toujours y revenir et les supprimer à la fin de votre travail.
- Pour optimiser le travail, utilisez au maximum le copier/coller ou le glisser/coller, mais attention car Excel anticipe souvent les écritures, il faut donc surveiller son écran pour éviter qu’il n’affiche à votre insu de fausses informations. Les champs jour, mois, date et origine ont été configurés pour éviter des erreurs grossières.
- Eviter les interprétations personnelles. Il vaut mieux laisser un champ vide que glisser une fausse info.
- En fin de travail, grâce aux flèches du filtre, vous pourrez harmoniser votre saisie et corriger les fautes de frappe qui vous auront échappé.
Avant de vous lancer à plein dans le travail, faites un essai de deux ou trois ans et envoyez moi le travail en pièce jointe pour analyse et correction des erreurs éventuelles.
Bon courage et bon travail.